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“Desde o ano passado, o Instituto Federal Baiano (IF Baiano) realiza a implementação da plataforma desoftware Sistema Eletrônico de Informações (SEI) com o objetivo de dar celeridade ao funcionamento das atividades na instituição. Dentro do cronograma, em 2018, o Grupo de Trabalho (GT) realizou três treinamentos virtuais com servidores através do Webinar (webconferência em que os participantes interagem via chat seja por conversa entre usuários ou encaminhando perguntas ao palestrante).

Nesses treinamentos, entre os assuntos abordados, estiveram Processo Eletrônico Nacional (PEN), bases legais, o SEI no IF Baiano, sítio eletrônico do projeto SEI, acesso ao ambiente de treinamento, acesso àferramenta, interface, primeiro processo (ajuste de acesso, como aprender mais, próximas etapas) elançamento do processo prestação de contas do ressarcimento de auxílio saúde. “Os encontros virtuais irão acontecer sob demanda sempre que lançarmos um novo processo no sistema ou existir demanda da comunidade”, diz Victor Borges, membro do GT.

Borges lembra que o projeto piloto foi lançado no Gabinete da Reitoria. A partir do sistema, o setor passou a emitir ofícios através da ferramenta. “O que é necessário entender é que o SEI é um sistema que precisa ser customizado e parametrizado para a realidade do instituto, assim como o Instituto precisa se adaptar a cultura de processos que é utilizada pelo SEI. Dessa forma, é necessário mapear, entender e documentar os processos do Instituto para depois inserir no sistema e disponibilizar para o servidor”, destaca.

Para a professora Milena Limoeiro, lotada no núcleo de agrimensura do Campus Uruçuca e participante de um dos treinamentos, sua expectativa é que “com a utilização do sistema será mais fácil saber como, de fato, funcionam os processos institucionais. Sempre senti falta da gestão de conhecimento dentro doInstituto, o que leva os servidores a terem muito retrabalho. Mas, com o sistema, haverá uma base única e atualizada, isso possibilitará os processos sejam executados de maneira mais célere e menos burocrática. Por conseguinte, terei mais tempo para focar nas minhas atividades que são: ensino, pesquisa e extensão”,pontua.

A equipe destaca que acelerar essa implementação para todos os processos depende da incorporação da cultura de processos no cotidiano. “Seria facilitado com a existência de um setor específico para tratar tal demanda que seria um escritório de processos”, diz Victor. Hoje, com os treinamentos, o grupo espera queos servidores realizem o processo de ajuste de setor e eles sejam alocados nas áreas que, de fato, atuam.”

Mais informações:

E-mail: sei.gt@ifbaiano.edu.br

GT / SEI

Anderson Santa de Souza – arquivista

Antonio José Barreto Santos – técnico em arquivo

Edith Olindina Coutinho Lima – assistente em administração

Guilherme Wilson Costa Mendes Ferreira – técnico em arquivo

Marcio Simões de Almeida – técnico em arquivo

Mário Jorge Pereira – analista de tecnologia da informação

Nelson Reis da Silva Neto – técnico em arquivo

Victor Santana Borges – analista de tecnologia da informação (coordenador)

Vilza Marques de Souza – Técnico de Tecnologia da Informação

Saiba mais:

IF Baiano regulamenta uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

IF Baiano vai adotar o Sistema Eletrônico de Informações

Fonte: IF Baiano/Reitoria/Comunicação/Jornalismo

Disponível em: https://goo.gl/fy4NTy