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Nesta seção são divulgadas informações acerca da organização de eventos.

FLUXO DE SOLICITAÇÃO

1. Notícias, acontecimentos, ações e eventos do Campus Alagoinhas devem ser comunicados ao NCE assim que confirmada sua realização, através do e-mail comunicacao@alagoinhas.ifbaiano.edu.br. Informes e solicitações de serviços do Núcleo devem também ser enviadas para este e-mail.

2. Em caso de eventos, o proponente/comissão deve solicitar a participação do NCE e da CUEC através de portaria expedida pelo Gabinete do Campus Alagoinhas para tornarem mais sólidas as relações;
a) Na primeira reunião da comissão ou através de ofício/email, o proponente deve:
– apresentar suas demandas destinadas ao NCE e à CUEC;
– responder ao briefing, identificando o evento, local, dia e horário, objetivos, público-alvo, os modos de inscrição/participação, dentre outras informações relevantes;
b) A solicitação é verificada e é dado o retorno com as possibilidades de execução das demandas;
c) O evento é agendado em calendário de controle do setor;
d) São iniciadas as execuções das demandas.

Pré-produção: Organizar, orientar e planejar ações para a execução do evento (disponibilização de material, confecção de material gráfico, divulgação de chamada para o evento nas mídias sociais, orientação para o cerimonial e etc).
a) A Coordenação de Comunicação (Reitoria) pode criar logotipo e materiais de divulgação (cartazes, panfletos e convites para impressão, cards e vídeos para as redes sociais);
b) O Núcleo de Comunicação e Eventos do Campus Alagoinhas:
– convida servidores e estudantes a colaborarem como Cerimonialista, Mestre de Cerimônia, Fotógrafo, Decorador e Operador de Mídias (som, luz e projeção);
– estabelece parcerias com organismos públicos para oferta de equipamentos necessários aos procedimentos do evento (porta-bandeiras, arranjo de flores, toalhas de mesa, taças de cristais, becas, capelos etc.);
– elabora o roteiro de cerimônia;
– organiza um ensaio com os participantes do evento e orienta-os acerca dos procedimentos para uma melhor performance do evento;
– publiciza materiais de divulgação previamente, quando disponibilizados os documentos e as mídias.

Produção: Orientar e executar ações no evento (captação de dados, imagens e voz; orientar na execução do cerimonial, entre outros). O NCE:
– orienta os servidores, estudantes e convidados na execução de seus papéis durante o evento (Cerimonialista, Mestre de Cerimônia, Fotógrafo, Decorador, Operador de Mídias, Formandos/Concluintes, Convidados);
– adapta o Roteiro de Cerimônia às necessidades conjunturais;
– organiza a Mesa de Honra;
– monta e desmonta os equipamentos eletrônicos.

Pós produção: Divulgar os resultados do evento (notícias, fotos, pesquisas de satisfação e etc). O NCE:
– disponibiliza os arquivos de mídia na pasta compartilhada na intranet;
– publiciza fotos, vídeos e resultados de eventos, quando disponibilizados os documentos e as mídias.

PRAZOS

COMUNICAÇÃO
– A produção de peças de publicidade de eventos institucionais são produzidas pela Coordenação de Comunicação, localizada na Reitoria. O setor responsável pela atividade deve entrar em contato com a coordenação e copiar o NCE na comunicação, atentando-se para os prazos e procedimentos constantes no Guia de Solicitações. Sua publicação na página e nas redes sociais do Campus deve ser solicitada ao NCE do Campus Alagoinhas através do e-mail comunicacao@alagoinhas.ifbaiano.edu.br.
– Imagens e suas legendas para publicização em redes sociais devem ser enviadas ao celular do publicizador, com antecedência mínima de 2 dias úteis. Caso sejam enviados por e-mail (comunicacao@alagoinhas.ifbaiano.edu.br), com antecedência mínima de 5 dias úteis.
– Postagens, imagens e redação na páginas do Campus Alagoinhas devem ser enviados ao e-mail, com antecedência mínima de 5 dias úteis.

EVENTOS
– A organização de eventos é realizada pelos núcleos e coordenações do Campus Alagoinhas em parceria com o NCE, comunicando ao Núcleo de Comunicação e Eventos com antecedência mínima de 10 dias úteis.
– A cobertura de eventos também é realizada pelo NCE, comunicando com antecedência mínima de 5 dias úteis.
* Os prazos e procedimentos serão deliberados em reunião administrativa.

COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO
Acesse a página da Coordenação de Comunicação e aproveite para conhecer os documentos referentes à comunicação social do IF Baiano, acesse aqui.